vad är företagskommunikation och hur kan du få det rätt?

utmärkt företagskommunikation kan vara limet som förbinder varje anställd i ditt företag – från HQ till frontlinjen och de som arbetar på distans. Det är också ett viktigt sätt att hjälpa till att dela ditt uppdrag, värderingar och kultur inom ditt företag och ute på marknaden. Men innan du behärskar företagskommuner måste du först förstå det.

vad är företagskommunikation?

all kommunikation som din organisation skapar och distribuerar relaterad till verksamheten, dina mål, värderingar och policyer kommer att falla under företagets kommerparaply. Det första att notera är att det inte bara innehåller de meddelanden du skickar – när du delar din företags sociala ansvarspolicy eller påminner människor om vad din organisation står för. Det handlar också om hur du svarar på inkommande kommunikation. Och det omfattar ditt företags varumärkesidentitet och ditt företags tonfall – hur din organisation låter.

för globala organisationer med många olika platser, till företag där anställda arbetar enbart eller huvudsakligen hemifrån, är företagskommunikation ett sätt att förena människor.

publiken för företagskommunikation kan inkludera:

  • nuvarande anställda
  • framtida anställda
  • kunder
  • leverantörer
  • pressen
  • investerare
  • styrelseledamöter och aktieägare

Vi kan dela upp företagskommunikation i två breda kategorier: internt och externt. Traditionellt var extern företagskommunikation uppdraget för en PR-avdelning, och intern kommunikation tillhörde HR. men saker förändras. I allt högre grad måste effektiv företagskommunikation sitta över och vara närvarande i alla aspekter av verksamheten.

även om ditt företag inte lägger mycket värde på företagskommuner, skickar alla organisationer ständigt meddelanden om sig själva internt och externt. Företagskommunikation är ett sätt att formalisera detta och vara strategiskt om det. Trots dess betydelse och värde framhäver en ny rapport att >60% av organisationerna har ingen intern comms-strategi.

Varför är företagskommunikation viktig?

de flesta är överens om att företagskommuner har värde. En överväldigande 99% av C-suite chefer säger intern kommunikation var viktigt, enligt en undersökning av Hannover Communications och Censuswide. Men varför spelar det så mycket Roll?

organisationer pratar hela tiden. De delar sitt affärsuppdrag. De pratar om företagets värderingar. Och de gör det uttryckligen och implicit i många olika format – från årsrapporter och pressmeddelanden till presentationsstilen för dina talesmän vid externa konferenser och webbseminarier.

detta har konsekvenser. Dessa typer av företagskommunikation kan påverka och påverka kritiska element som ditt varumärke rykte. Så om de fungerar bra kan de hjälpa till att öka varumärkesmedvetenheten, varumärkeskärlek och kundlojalitet. Och om de inte är det kan du ha problem. Företagskommunikation sträcker sig till ditt kundservice språk och tillvägagångssätt, för. Så team som tar hand om dina telefonlinjer, e-posttjänster och kundservicekanaler på sociala medier måste vara en del av att utveckla och genomföra din företags kommunikationsstrategi.

effektiv företagskommunikation är avgörande i krisetider eftersom det hjälper till med varumärkesuppfattning och skydd. Fyrtiotre procent av de beslutsfattare som undersökts av Censuswide sa: ”en av de viktigaste sakerna som företag behöver göra för att komma igenom svårigheterna med COVID-19 är att se till att kommunikationen med anställda är så tydlig som möjligt.”men organisationer som gör det bra använder proaktiv företagskommunikation under hela året, inte bara i en nödsituation. Så om de stöter på en kris kommer åskådare inte att se deras svar som en engångsföreteelse utan som en del av en konsekvent ram.

Intern företagskommunikation

intern kommunikation är bara ett element i mer omfattande företagskommunikation. Traditionellt inkluderar denna typ av inmatning företagsuppdateringar, utbildning, interna nyhetsbrev, intranät och så vidare. Modern intern kommunikation innehåller nu ytterligare kanaler och format, som livechatt, integrerade sociala kanaler, webbseminarier och videostreaming.

varför? Eftersom anställda vill att deras företag ska prata med dem. Sjuttiofyra procent av arbetarna säger att de känner att de saknar företagsnyheter, till exempel.1 men interna kommunikationer bör vara en tvåvägsgata. Inte bara bör det hålla människor anslutna, men det bör också ge dem en röst. Här är några av de saker interna comms kan göra om du får dem rätt.

att ansluta frontlinje-och skrivbordslösa arbetare

att kommunicera med alla anställda är viktigt. Men att hålla kontakten med frontlinjen personal är viktigt. Och det finns några uppmuntrande tecken på att organisationer förbättrar sin interna kommunikation med frontlinjepersonal som svar på COVID-19. Resultaten från vår nya Deskless Not Voiceless 2020-rapport visar att andelen frontlinjechefer som tror att det finns ett kommunikationsgap har minskat från 60% till 25% sedan vår senaste rapport. Men totalt sett förblir frontline och HQ-anställda i grunden kopplade.

det är en koppling som manifesterar sig på flera sätt. För det första använder människor olika verktyg för att prata med varandra. Nittio procent av HQ-cheferna använde e-post för att kommunicera under låsning när knappt en fjärdedel av deras frontlinje motsvarigheter gjorde detsamma. Istället, över hälften av Frontline Chefer tillgrep meddelandeprogram på sina egna enheter. Det kan vara ett problem. IT-team har mindre kontroll över tekniken, och företagskommuner har liten eller ingen kontroll över meddelandet.

Building engagement

Internal comms hjälper människor att känna sig kopplade till din organisation och dina mål och affärsvärden. Goda interna kommunikationer kan bidra till att öka medarbetarnas engagemang och lojalitet mot FÖRETAGET. Och när det händer kan möjligheterna till konflikt minska, vilket ger utrymme för effektivare lagarbete. Plus, med många fler anställda som arbetar på distans, intern kommunikation är ännu mer avgörande för att bygga förtroende.

Conveying culture

högpresterande team och organisationer kan använda intern kommunikation för att bygga, förmedla och upprätthålla företagskultur. Detta är särskilt viktigt i en ålder av hybridarbete, där kultur inte är något som människor kan känna på permanenta eller fysiska platser. Det är något som lag också behöver skapa och underhålla virtuellt.

kommunicera förändring

i tider av förändring – ett kontor flyttar, ett företag omstrukturerar eller en nödsituation som COVID-19 – anställda kommer sannolikt att ha många frågor. De kan också ha oro över vad framtiden kommer att medföra. Effektiv, transparent kommunikation kan ta itu med frågor innan de uppstår, klargöra situationer och lugna.

arbeta som testplats

där det är möjligt bör organisationer sträva efter att kommunicera meddelanden internt innan de publicerar någon annanstans. På så sätt kan du mäta reaktioner och justera dina kommandon om det behövs.

hur man förbättrar företagens kommunikationsförmåga

det finns några principer som ligger till grund för god företagskommunikation:

  • håll tvåvägslinjer öppna
  • gör ledare synliga och relaterbara
  • se till att alla röster i hela organisationen hörs, inklusive skrivbordslösa arbetare
  • var engagerad i att bryta ner hierarkier
  • dela information fritt och lätt
  • uppmuntra öppen dialog
  • LED med exempel
  • var öppen för att ta risker och göra misstag

Du kan också:

införa riktlinjer

alla dina comms-interna och externa – måste innehålla en kärna av företagskulturen. Men när du har flera innehållsskapare i teamet, ofta över platser, språk och tidszoner, kan det vara svårt att få konsistens. Att ha en uppsättning comms riktlinjer, bästa praxis format och verkliga varumärkesexempel kan hjälpa.

Bryt ner silor

Affärssilor kan vara ett hinder för kommunikation. Det är inte lätt att bygga och dela en berättelse om pressteamet är skilt från compliance-teamet (som är skilda från HR-teamet). Att förstå din organisationsstruktur och insistera på regelbundet samarbete mellan team är viktigt-och det är här rätt verktyg och plattformar kan vara ovärderliga. Leta efter lösningar som hjälper människor att kommunicera öppet över team eller avdelningar, så att team kan samarbeta om comms-dokument i realtid.

borsta upp interpersonella färdigheter

för personer som arbetar med företagskommunikation är personliga kommunikationsförmåga kritiska. Om du identifierar några luckor i detta område kanske du vill överväga någon individuell eller teamomfattande utbildning.

Läs mer om effektiv Multi-discplinary samarbete.

Corporate communication policies

att ha policyer för både intern och extern kommunikation kan hjälpa organisationer att ställa standarder och förväntningar. Team med representation från alla nivåer och områden i verksamheten bör utarbeta dina policyer och rutiner. Och när du publicerar dem på ditt intranät eller kunskapsbibliotek är det värt att tilldela regelbundna tider för att granska och uppdatera dem.

en extern kommunikationspolicy syftar till att fastställa vem som är behörig att kommunicera med allmänheten – dag till dag och i kristider. Policyn bör också visa dessa anställda hur man kommunicerar. Med detta på plats finns det mindre risk för skada på varumärkets rykte som orsakas av kommunikation som inte är on-message och on-tone.

bästa praxis för företagskommunikationsstrategi

de mest effektiva strategierna för företagskommunikation:

  • ange tydliga mål
  • identifiera mätvärden för mätning
  • använd resultat för att förbättra och utveckla

För maximal effektivitet behöver dina företagskommunikationsteam en plats vid bordet och bör inte vara för separata från organisationens huvuden. Det är viktigt att ha konsekvens mellan meddelanden som skickas av VD, PR och HR-team, till exempel. Det är också viktigt att du kan hantera konsekvent med inkommande meddelanden från anställda och kunder.

för att upprätthålla effektiv företagskommunikation över tid, utför regelbundna recensioner. En rutinrevision av alla dina företagskommuner kan hjälpa till att upptäcka eventuella inkonsekvenser eller överlappningar och upptäcka eventuella kommande risker. Det kan minimera utmaningar som orsakas av att arbeta i silor. Och det kan också hjälpa dig att bestämma, baserat på engagemangsnivåer, vilka kanaler som är mest lämpliga för dina målgrupper och eliminera kanaler som inte längre fungerar. Du kan välja att avveckla företagets nyhetsbrev och införa en app istället, till exempel.

företagskommunikation påverkar direkt medarbetarnas engagemang och är avgörande för att hjälpa dina team att känna sig anslutna – till varandra, företagskulturen och organisationens ledare. Med ökat medarbetarengagemang kan din organisation se en ökning av produktivitet och framgång, vilket säkerställer att människor känner sig anslutna och engagerade var och hur de arbetar.

Läs mer om företagskommunikation och frontlinjearbetare. Ladda ner Deskless Not Voiceless 2020 för att få hela bilden från vår djupgående forskningsrapport med över 9 000 personer i åtta länder över hela världen.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.