7 Sfaturi pentru scrierea unui manual de instrucțiuni eficient

manualîn activitatea de zi cu zi, s-ar putea găsi că există momente când aveți nevoie pentru a oferi un client cu documentația care le merge printr-un proces sau învață-le cum să facă ceva ce pot fi familiarizat cu.

am menționat anterior că văd abilitățile de scriere ca fiind vitale pentru toată lumea, în fiecare afacere, și acesta este un prim exemplu de ce este atât de important să poți scrie eficient. Dacă nu puteți obține pașii și detaliile pe hârtie într-un mod ușor de înțeles și intuitiv, probabil că veți petrece mult timp și frustrare gestionând cererile de asistență și rezolvând lucrurile făcute incorect.

iată șapte sfaturi pentru a vă ajuta să creați un manual de instrucțiuni cuprinzător, dar coerent.

  1. ieșiți din propriul cap: când începeți să pregătiți instrucțiuni pentru procesele pe care le cunoașteți în interior și în exterior, va trebui să faceți în mod conștient un pas înapoi și să abordați materialul dintr-un unghi nou. Începeți de la primul pătrat presupunând că publicul va avea cunoștințe zero despre subiect.
  2. cunoașteți obiectivul: asigurați-vă că știți exact ce trebuie să acopere manualul dvs. pentru a evita supraîncărcarea sau confuzia informațiilor care pot proveni din prea multe detalii. Acest lucru este deosebit de important atunci când procesul este complex sau are o mulțime de părți diferite.
  3. schițați-l mai întâi: înainte de a sări și de a crea pași, creați o schiță la nivel înalt a ceea ce va acoperi documentul, inclusiv principalele și subsecțiunile. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că procesul dvs. are sens și că fiecare secțiune a manualului este structurată în mod constant.
  4. face mai ușor de înțeles: listele sunt o modalitate foarte bună de a sublinia pașii pentru a face ceva, deoarece acestea pot ajuta oamenii muta element de element în modul în care intenționați. De asemenea, este o idee bună să utilizați un cuprins și să faceți căutarea documentului dvs., dacă este posibil, pentru a vă sprijini în continuare abordarea pas cu pas.
  5. fii scurt: Este tentant să vrei să explici totul în detaliu, deoarece este un material pe care îl cunoști atât de bine, dar rămâi doar cu ceea ce destinatarul trebuie să știe. Concentrați-vă pe utilizarea a câte cuvinte este necesar pentru a vă exprima punctul de vedere.
  6. folosiți ajutoare vizuale: capturile de ecran, diagramele și chiar videoclipurile sunt o modalitate excelentă de a vă întări manualul și de a-l înțelege mai ușor. Păstrați formatarea acestor materiale de susținere consecvente și la obiect pentru a evita copleșirea cititorului.
  7. dă-i un test drive: Sau mai bine, puneți pe altcineva care nu a văzut niciodată materialul înainte să parcurgă instrucțiunile. Ia feedback-ul lor și să-l utilizați pentru a regla fin manualul.

rețineți că poate fi necesar să revizuiți și să actualizați manualul periodic, mai ales dacă este ceva care se concentrează pe o aplicație terță parte sau pe un alt sistem pe care nu îl controlați. În plus, cu unele materiale, poate avea sens să oferiți clientului o plimbare practică pentru a vă asigura că instrucțiunile dvs. îndeplinesc ceea ce trebuie să realizeze. Și rețineți că stilurile de învățare variază, astfel încât un client poate fi capabil să ruleze cu aceleași instrucțiuni care confundă un client diferit. A fi flexibil în format și livrare vă poate ajuta să vă asigurați că instrucțiunile funcționează pentru destinatar.

oferiți clienților instrucțiuni scrise? Ce sfat ai?

credit Imagine: svilen001

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.