kosztorysy

kosztorysy na fakturach pomagają przedstawiać klientom oferty, uzyskiwać akceptację i zbierać wpłaty z góry (przedpłaty).

istnieje wiele przypadków użycia, w których szacunki na fakturach mogą pomóc:

  • śledzenie ofert
  • reprezentowanie zamówień sprzedaży
  • przedpłaty / wpłaty / prowizje
  • zbieranie zgody od klienta, aby przejść do realizacji zamówienia
  • Obliczanie szacunkowych cen dla zadania lub projektu

szacunki vs.faktury

na powierzchni szacunki i faktury wyglądają bardzo podobnie. Oba typy dokumentów mają pozycje, sumę i rachunek do linii (między innymi). Jednak każdy z nich służy wyjątkowemu celowi. Kluczową różnicą między szacunkami a fakturami jest to, że szacunki nie są uważane za kwotę należną od klienta, podczas gdy faktura jest formalnym oświadczeniem o należnym saldzie.

szacunki są zwykle używane na początku transakcji. Zazwyczaj oszacowanie zostanie przedstawione przed zakończeniem sprzedaży lub przed należnymi pieniędzmi. Z drugiej strony faktury są wystawiane na koniec transakcji, gdy pieniądze są należne od klienta.

włączenie szacowania

dodatek szacowania jest domyślnie wyłączony. Wykonaj następujące kroki, aby włączyć szacunki:

  1. przejdź do Ustawienia → Ogólne w pulpicie fakturowanym. W dolnej części strony znajduje się przełącznik dodawania szacunków.

  2. kliknij na przełącznik obok dodatku szacunki.

Twój pulpit powinien wyrosnąć nowa zakładka szacunki. Jesteś teraz gotowy do rozpoczęcia tworzenia szacunków.

Tworzenie i wysyłanie kosztorysów

Tworzenie i wysyłanie kosztorysów jest prawie identyczne z obiegiem pracy fakturowania. Wykonaj następujące kroki, aby wystawić szacunki:

  1. kliknij kartę szacunki na pulpicie nawigacyjnym. Następnie kliknij Nowy kosztorys.

  2. Wybierz lub utwórz klienta z listy rozwijanej u góry ekranu.

  3. wypełnij pozycje i wszelkie inne szczegóły do kosztorysu.

  4. kliknij Zapisz i wydaj.

  5. zostaniesz zapytany, czy chcesz wysłać kosztorys. Kliknij Tak.

  6. kliknij Wyślij, aby wysłać kosztorys do klienta.

Client Workflow – zatwierdzanie kosztorysów

gdy Klient otrzyma wiadomość e-mail z faktury, powinien zobaczyć przycisk View Estimate w tej wiadomości e-mail.

kliknięcie przycisku view przeniesie ich do widoku klienta, gdzie będą mogli zobaczyć wszystkie informacje o szacowaniu.

Jeśli wszystko wygląda dobrze, twój klient kliknie przycisk Zatwierdź.

twój Klient zostanie przeniesiony na inną stronę, gdzie może zgodzić się na twoje warunki, jeśli są obecne, i zatwierdzić kosztorys. Zanim twój klient będzie mógł zatwierdzić kosztorys, będzie musiał wprowadzić swoje inicjały. Inicjały te wraz z adresem IP / znacznikiem czasu zostaną zapisane na fakturze.

kosztorys został zatwierdzony. Powinieneś otrzymać powiadomienie o tym. Po zakończeniu projektu lub zamówienia możesz przystąpić do Fakturowania Klienta (patrz poniżej).

Estimate Deposits

Depozyty pozwalają na pobranie płatności z góry, gdy klient zatwierdza wycenę. Otrzymana płatność zostanie dodana do salda kredytowego klienta. Następnie, gdy Klient zostanie zafakturowany, być może po zakończeniu projektu, kwota kredytu zostanie odjęta od salda faktury.

ważne jest, aby pamiętać, że oszacowanie przedstawia saldo przed zakończeniem sprzedaży i zanim jakiekolwiek pieniądze zostaną należne.

dodawanie depozytów do kosztorysów

Prośba o wpłatę depozytu na kosztorys jest dość prosta. To tylko jeden dodatkowy krok podczas tworzenia kosztorysu.

  1. Otwórz nowy ekran szacowania i postępuj zgodnie z instrukcjami powyżej. Wypełnij swój kosztorys tak, jak zwykle.

  2. kliknij przycisk + Wpłata w prawym górnym rogu.

  3. zostaniesz poproszony o podanie kwoty wpłaty. Możesz wprowadzić stałą kwotę lub procent.

  4. Możesz teraz zapisać kosztorys i wysłać go do klienta.

Client Workflow – płacenie szacowanych depozytów

gdy klient zobaczy oszacowanie, zobaczy wymaganą wpłatę w wysokości $X na górze ekranu. Następnie klikną przycisk Zatwierdź.

na stronie zatwierdzania twój Klient wprowadzi informacje dotyczące płatności, zaakceptuje twoje warunki i wstępnie zatwierdzi.

gdy klient kliknie Zatwierdź, fakturowany przetworzy płatność i zasili konto klienta.

Konwersja kosztorysów na faktury

gdy skończysz pracę lub projekt na kosztorysie, możesz szybko wygenerować fakturę z tego kosztorysu. Te kroki opisują proces.

  1. Otwórz oszacowanie w pulpicie nawigacyjnym.

  2. kliknij Konwertuj na fakturę. Zostaniesz przeniesiony do ekranu faktury. Dane z kosztorysu należy wypełnić na fakturze. Jeśli chcesz zmienić dane na fakturze, na przykład jeśli do rachunku należy doliczyć dodatkowe koszty, po prostu kliknij przycisk Edytuj w prawym górnym rogu, aby zmodyfikować fakturę.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.