Stime

Le stime su fatturati consentono di presentare le quotazioni ai clienti, acquisire l’approvazione e raccogliere depositi anticipati (pagamenti anticipati).

Ci sono numerosi casi di utilizzo dove le stime sul Fatturato può aiutare:

  • Tracciare le virgolette
  • in Rappresentanza di ordini di vendita
  • Risconti attivi / Depositi / Agganci
  • la Raccolta di approvazione da parte del tuo cliente ad andare avanti con un ordine
  • Calcolo dei preventivi per un lavoro o di un progetto

le Stime vs Fatture

Sulla superficie preventivi e le fatture sono molto simili. Entrambi i tipi di documenti hanno elementi pubblicitari, un totale e una fattura da riga (tra le altre cose). Tuttavia, ognuno di essi ha uno scopo unico. La differenza fondamentale tra stime e fatture è che le stime non sono considerate un importo dovuto dal cliente, mentre una fattura è una dichiarazione formale di un saldo dovuto.

Le stime vengono generalmente utilizzate all’inizio di una transazione. In genere un preventivo sarà presentato prima che una vendita è terminata, o prima che il denaro è dovuto. Le fatture d’altra parte vengono emesse alla fine di una transazione quando il denaro è dovuto dal cliente.

Abilitazione stime

L’addon stime è disabilitato per impostazione predefinita. Segui questi passaggi per abilitare le stime:

  1. Vai a Impostazioni → Generali nella dashboard fatturazione. Verso la parte inferiore della pagina troverete una Stima Addon toggle.

  2. Fare clic sull’interruttore accanto a Stime Addon.

La tua dashboard dovrebbe creare una nuova scheda Stime. Ora sei pronto per iniziare a creare stime.

Creazione e invio di stime

La creazione e l’invio di stime sono quasi identiche al flusso di lavoro di fatturazione. Segui questi passaggi per emettere stime:

  1. Fai clic sulla scheda Stime nel dashboard. Quindi fare clic su Nuova stima.

  2. Selezionare o creare un cliente dal menu a discesa nella parte superiore dello schermo.

  3. Inserisci le voci e tutti gli altri dettagli per il preventivo.

  4. Fare clic su Salva e problema.

  5. Ti verrà chiesto se vuoi inviare il preventivo. Fare clic su Sì.

  6. Fare clic su Invia per inviare il preventivo al cliente.

Workflow client – Approving Estimates

Quando il cliente riceve l’e-mail da Fatturati dovrebbe vedere un pulsante Visualizza stima in tale e-mail.

Cliccando sul pulsante Visualizza li porterà alla vista client dove possono vedere tutte le informazioni di stima.

Se tutto sembra giusto, il tuo cliente farà clic sul pulsante Approva.

Il tuo cliente verrà indirizzato a un’altra pagina dove potrà accettare i tuoi termini, se presenti, e approvare il preventivo. Prima che il tuo cliente possa approvare il preventivo, sarà richiesto di inserire le loro iniziali. Queste iniziali insieme all’indirizzo IP / timestamp verranno registrate su Fatturati.

La stima è ora approvata. Si dovrebbe ricevere una notifica su questo. Una volta completato il progetto o l’ordine è possibile procedere con la fatturazione del cliente (vedi sotto).

Depositi di stima

I depositi consentono di riscuotere un pagamento anticipato quando il cliente sta approvando il preventivo. Il pagamento ricevuto verrà aggiunto al saldo del credito del cliente. Quindi, quando il cliente viene fatturato, forse quando il progetto è completo, questo importo del credito verrà detratto dal saldo della fattura.

È importante ricordare qui che una stima rappresenta un saldo prima che la vendita sia completa e prima che qualsiasi denaro sia dovuto.

Aggiungere depositi alle stime

Chiedere un pagamento di deposito su un preventivo è abbastanza facile. È solo un passo in più quando si crea il preventivo.

  1. Aprire la schermata nuova stima e seguire le istruzioni riportate sopra. Compila il tuo preventivo come faresti normalmente.

  2. Clicca sul pulsante + Deposita in alto a destra.

  3. Ti verrà chiesto di inserire l’importo del deposito. È possibile inserire un importo fisso o percentuale.

  4. È ora possibile salvare il preventivo e inviarlo al cliente.

Flusso di lavoro del cliente – pagamento dei depositi di stima

Quando il cliente visualizza la stima vedrà un pagamento di deposito required X richiesto nella parte superiore dello schermo. Avrebbero quindi fare clic sul pulsante Approva.

Nella pagina di approvazione il cliente inserirà le informazioni di pagamento, accetterà i termini e l’iniziale per l’approvazione.

Quando il cliente fa clic su Approva, Invoiced elaborerà il pagamento e accrediterà il conto del cliente.

Conversione delle stime in fatture

Ogni volta che si è terminato il lavoro o il progetto su una stima, è possibile generare rapidamente una fattura da tale stima. Questi passaggi delineano il processo.

  1. Apri la stima nel dashboard.

  2. Fare clic su Converti in fattura. Sarai portato alla schermata della fattura. I dettagli del preventivo devono essere inseriti nella fattura. Se si desidera modificare i dettagli sulla fattura, ad esempio se ci sono stati costi aggiuntivi che devono essere aggiunti alla fattura, quindi è sufficiente fare clic sul pulsante Modifica in alto a destra per modificare la fattura.

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