Purchase-To-Pay Ciclo-12 passi di SAP procure-to-pay (P2P)

Che cosa è P2P?

Purchase-to-pay cycle (P2P) è l’insieme delle attività del processo aziendale svolte durante la creazione e l’accettazione di un ordine di acquisto e il pagamento degli articoli o dei servizi.

Purchase to pay cycle è anche conosciuto come procure to pay cycle, spesso abbreviato in P2P. In questo post, stiamo usando questi termini in modo intercambiabile.

Un ciclo P2P ben seguito aiuta le organizzazioni a mantenere buone pratiche di acquisto.

Tutti i moderni sistemi ERP, incluso SAP, mantengono buone funzionalità di automazione dei processi P2P. In questo post, procure to pay ciclo in SAP MM è preso come riferimento.

Processo Procure-to-pay

Il diagramma seguente mostra i diversi passaggi coinvolti nel ciclo procure-to-pay.

Il processo di Procure-to-Pay o P2P inizia quando un acquirente trova la necessità di alcuni beni o servizi.

Identificazione dei requisiti

Questo è il primo passo del ciclo acquisto-pagamento.

Ogni volta che c’è una carenza di materie prime o servizi o parti necessarie per continuare l’operazione, il responsabile identificherà la necessità del materiale o del servizio.

La necessità del materiale o del servizio viene quindi informata al reparto acquisti creando una richiesta di acquisto.

La richiesta di acquisto verrà inoltrata al responsabile acquisti.

Autorizzazione dell’ordine di acquisto

Il responsabile acquisti valuta l’ordine di acquisto ricevuto.

A seconda dell’importanza e del costo del materiale o del servizio, verrà inviato ai dirigenti di livello senior per la revisione.

Qui l’ordine di acquisto può essere approvato o rifiutato.

Approvazione dell’ordine di acquisto

Se il responsabile acquisti ottiene l’approvazione dai suoi anziani, autorizzerà l’ordine di acquisto e l’ordine di acquisto verrà inviato al reparto acquisti.

Il reparto acquisti controlla il modulo di richiesta per comprendere il requisito.

Elenco dei fornitori

A seconda del tipo di richiesta, verrà selezionato un nuovo elenco di fornitori oppure il reparto acquisti potrà rivolgersi direttamente al fornitore esistente per il materiale.

La selezione dei fornitori dipende dalla loro credibilità, valutazione del fornitore, qualità del prodotto o servizio e prezzi.

Prendendo citazioni dai fornitori

Qui l’acquirente invia RFP a tutti i fornitori selezionati per spiegare i requisiti.

Ai venditori viene quindi chiesto di fornire la loro quotazione.

Selezione del fornitore

Qui vengono valutate le risposte del fornitore alla RFP, i termini e le quotazioni vengono negoziati con i fornitori.

Il fornitore la cui quotazione e l’acquirente accettano i termini sono nella rosa dei candidati e il contratto verrà firmato.

Avviso di spedizione

Una volta firmato l’accordo e confermato il PO, il venditore invia la notifica di spedizione all’acquirente. Notifica che informa sui beni o servizi che stanno fornendo.

A questo punto, siamo a metà del ciclo di acquisto-pagamento.

L’avviso di spedizione include tutti i dettagli come una descrizione della merce, la data di spedizione.

Ricezione della merce

La società riceve la merce dal fornitore.

I materiali o i servizi ricevuti vengono ispezionati per verificare la qualità dei materiali.

Il team di consegna confronta il PO con l’avviso di spedizione per convalidare se i due corrispondono.

Se corrispondono, la società emette la ricevuta al fornitore.

Ma se ci sono discrepanze, la società può contattare il venditore e chiedere un rimborso o la sostituzione.

Registrazione della fattura

Dopo aver ricevuto la ricevuta dalla società, il fornitore invia loro la fattura per il pagamento.

La fattura avrà tutti i dettagli di pagamento relativi alla merce consegnata.

3 Way Match

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore, tutti i documenti correlati come l’ordine di acquisto e l’avviso di spedizione devono essere esaminati dal reparto contabilità della società.

Effettuare il pagamento al fornitore

Se il reparto conto pagabile trova la corrispondenza tra tutti i documenti in termini di prezzo, quantità e termini e condizioni, il pagamento verrà effettuato al venditore secondo i termini concordati.

Reporting

Una volta effettuato il pagamento al fornitore, viene documentato il processo completo e vengono creati i report.

Automatizzare il ciclo P2P

Il ciclo purchase-to-pay coinvolge molti reparti dell’organizzazione, così come molti fornitori.

Poiché si tratta di un processo lungo che coinvolge un sacco di documenti e compiti amministrativi, richiede un sacco di soldi e tempo per l’organizzazione.

Automatizzando il ciclo P2P, le organizzazioni possono ottimizzare l’intero processo con l’aiuto della tecnologia.

La riduzione delle pratiche burocratiche e delle interferenze umane grazie all’automazione del processo P2P aiuta le aziende a ridurre i costi operativi.

Vantaggi del ciclo automatico purchase-to-pay

Il ciclo purchase-to-pay aiuta la tua azienda a crescere con i seguenti vantaggi.

  1. Trasparenza della catena di fornitura.
  2. Complessità e rischio ridotti.
  3. Stabilisce un buon rapporto con i fornitori.
  4. Si traduce in consegna puntuale dei prodotti o servizi.
  5. Maggiore produttività.

Conclusione

La tecnologia futura potrebbe essere la blockchain in procure-to-pay per migliorare la trasparenza.

La Blockchain è un libro mastro aperto e distribuito in grado di registrare le attività tra due parti in modo verificabile e immutabile.

Le aziende di tutte le dimensioni devono esaminare attentamente il ciclo di acquisto-pagamento al fine di migliorare le prestazioni aziendali.

Non solo SAP MM, procure to pay cycle in Oracle apps, PeopleSoft e soluzioni software aziendali simili forniscono funzionalità P2P.

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