Estimations

Les estimations sur Facturées vous aident à présenter des devis aux clients, à obtenir l’approbation et à collecter des dépôts initiaux (paiements anticipés).

Il existe de nombreux cas d’utilisation où les estimations sur Facture peuvent aider:

  • Suivi des devis
  • Représentant les commandes client
  • Paiements anticipés / Dépôts / Retenues
  • Collecte de l’approbation de votre client pour aller de l’avant avec une commande
  • Calcul des estimations de prix pour un travail ou un projet

Estimations vs Factures

En surface, les estimations et les factures se ressemblent beaucoup. Les deux types de documents ont des rubriques, un total et une facture à aligner (entre autres). Cependant, ils ont chacun un but unique. La principale différence entre les estimations et les factures est que les estimations ne sont pas considérées comme un montant dû par votre client, alors qu’une facture est un état formel d’un solde dû.

Les estimations sont généralement utilisées au début d’une transaction. En règle générale, une estimation sera présentée avant la fin de la vente ou avant que l’argent ne soit dû. Les factures en revanche sont émises à la fin d’une transaction lorsque de l’argent est dû par votre client.

Activation des estimations

L’addon estimates est désactivé par défaut. Suivez ces étapes pour activer les estimations :

  1. Accédez à Paramètres → Général dans le tableau de bord Facturé. Vers le bas de la page, vous trouverez une bascule d’addon d’estimations.

  2. Cliquez sur la bascule à côté de l’addon Estimations.

Votre tableau de bord devrait ajouter un nouvel onglet Estimations. Vous êtes maintenant prêt à commencer à créer des estimations.

Création et envoi d’estimations

La création et l’envoi d’estimations sont presque identiques au flux de travail de facturation. Suivez ces étapes pour émettre des estimations :

  1. Cliquez sur l’onglet Estimations dans le tableau de bord. Cliquez ensuite sur Nouvelle estimation.

  2. Sélectionnez ou créez un client dans la liste déroulante en haut de l’écran.

  3. Remplissez les éléments de la ligne et tout autre détail pour votre estimation.

  4. Cliquez sur Enregistrer et émettre.

  5. Il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer le devis. Cliquez sur Oui.

  6. Cliquez sur Envoyer afin d’envoyer l’estimation à votre client.

Estimations d’approbation du flux de travail client

Lorsque votre client reçoit l’e-mail de Factured, il devrait voir un bouton Afficher l’estimation dans cet e-mail.

En cliquant sur le bouton afficher, ils accéderont à la vue client où ils pourront voir toutes les informations d’estimation.

Si tout semble correct, votre client cliquera ensuite sur le bouton Approuver.

Votre client sera redirigé vers une autre page où il pourra accepter vos conditions, le cas échéant, et approuver le devis. Avant que votre client puisse approuver le devis, il devra entrer ses initiales. Ces initiales ainsi que l’adresse IP / l’horodatage seront enregistrées sur la Facture.

L’estimation est maintenant approuvée. Vous devriez recevoir une notification à ce sujet. Une fois le projet ou la commande terminé, vous pouvez ensuite procéder à la facturation du client (voir ci-dessous).

Dépôts d’estimation

Les dépôts vous permettent de percevoir un paiement initial lorsque votre client approuve l’estimation. Le paiement reçu sera ajouté au solde créditeur du client. Ensuite, lorsque le client est facturé, peut-être lorsque le projet est terminé, ce montant de crédit sera déduit du solde de la facture.

Il est important de se rappeler ici qu’une estimation représente un solde avant que la vente ne soit terminée et avant que de l’argent ne soit dû.

Ajouter des dépôts aux estimations

Demander un paiement de dépôt sur une estimation est assez facile. Ce n’est qu’une étape supplémentaire lors de la création de votre estimation.

  1. Ouvrez l’écran nouvelle estimation et suivez les instructions ci-dessus. Remplissez votre estimation comme vous le feriez normalement.

  2. Cliquez sur le bouton +Dépôt en haut à droite.

  3. Il vous sera demandé d’entrer le montant de l’acompte. Vous pouvez entrer un montant ou un pourcentage fixe.

  4. Vous pouvez maintenant enregistrer l’estimation et l’envoyer à votre client.

Flux de travail client – Paiement des dépôts d’estimation

Lorsque votre client visualise l’estimation, il voit un paiement de dépôt de X $ requis en haut de l’écran. Ils cliqueraient ensuite sur le bouton Approuver.

Sur la page d’approbation, votre client entrera ses informations de paiement, acceptera vos conditions et commencera à les approuver.

Lorsque le client clique sur Approuver, Invoiced traitera le paiement et créditera le compte du client.

Conversion d’estimations en factures

Chaque fois que vous avez terminé le travail ou le projet sur une estimation, vous pouvez générer rapidement une facture à partir de cette estimation. Ces étapes décrivent le processus.

  1. Ouvrez l’estimation dans le tableau de bord.

  2. Cliquez sur Convertir en facture. Vous serez redirigé vers l’écran de facturation. Les détails de l’estimation doivent être remplis dans la facture. Si vous souhaitez modifier des détails sur la facture, par exemple s’il y avait des coûts supplémentaires à ajouter à la facture, cliquez simplement sur le bouton Modifier en haut à droite pour modifier la facture.

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