Comment Fonctionnent Les Systèmes Comptables ?

Les transactions financières de tout système comptable peuvent être regroupées en quatre grands cycles comptables : Revenus, Achats, Paie et Journal général.

Les transactions du système comptable sous forme de factures de vente, de reçus, de factures d’achat, de chèques et d’écritures de paie sont enregistrées dans les journaux appropriés. Simultanément — en tant que forme de contrôle interne — ces publications sont enregistrées dans le grand livre général, ou « GL”. Le GL est une partie importante d’un système comptable car il accumule toutes les activités de transaction, où il est organisé par classe de compte.

Divers rapports, y compris les états financiers, peuvent être préparés à partir des données collectées dans le GL. Les corrections ou les ajustements nécessaires peuvent être apportés au grand livre général en créant des entrées de journal d’ajustement, affichées dans le journal général.

Cycles du Système comptable

Il existe quatre cycles comptables principaux dans tous les systèmes comptables: le Cycle des revenus, le Cycle des Achats, le Cycle de la paie et le Cycle Général du Journal.

Cycle de revenus

Saisie des commandes. Les factures saisies par saisie directe, les bons de commande ou un système de point de vente (PDV), comme une caisse enregistreuse, sont enregistrées dans le journal des ventes. Ces écritures s’accumulent également sur le grand livre des comptes clients, organisé par client. Si l’entreprise maintient un inventaire, l’affichage des ventes affecte également le grand livre des stocks. Enfin, toutes les activités du journal des ventes sont également affichées sur le GL. Une discussion de votre cycle de revenus devrait être couverte dans vos procédures de revenus.

Encaissements/Dépôts. Les reçus sur les ventes et autres dépôts bancaires sont enregistrés dans le journal des encaissements. Les informations sur les reçus de vente s’accumulent également sur le grand livre des comptes clients, organisé par client. Ces écritures sont également inscrites dans le grand livre des comptes bancaires. Enfin, toutes les activités du journal des reçus de caisse sont également affichées dans le GL.

Comptes débiteurs. Les comptes débiteurs, et une partie importante de tout système comptable, sont un journal distinct qui enregistre à la fois les données sur les ventes et les reçus de caisse par client. Les données proviennent des écritures au journal des encaissements et au journal des factures de vente.

Cycle d’achat

Bons de commande / Achats. Les factures saisies par saisie directe ou par bons de commande sont enregistrées dans le journal des achats. Ces écritures s’accumulent également dans le grand livre des comptes fournisseurs, organisé par fournisseur. Si l’entreprise tient un inventaire, la comptabilisation des achats affecte également le grand livre des stocks. Enfin, toutes les activités du journal d’achat sont affichées dans le grand livre général.

Décaissements / Chèques en espèces. Les paiements au titre du compte ou des dépenses sont inscrits au journal des décaissements en espèces. Les informations de paiement sur les comptes s’accumulent également sur le grand livre des comptes fournisseurs, organisé par fournisseur; ces écritures sont également inscrites dans le grand livre des comptes bancaires. Enfin, au cours de ce cycle d’un système comptable, l’activité du journal des décaissements est enregistrée dans le grand livre général.

Comptes créditeurs. Les comptes créditeurs sont un journal distinct qui enregistre à la fois les données sur les ventes et les reçus de caisse par fournisseur. Les données proviennent des écritures au journal des décaissements en espèces et au journal des achats.

Cycle de paie

Au cours de cette partie d’un système comptable, les données de paie des employés sont entrées dans le journal de paie. Ces écritures sont également consignées dans le journal des décaissements et dans le grand livre des états de paie. Enfin, toutes les activités du journal de paie sont également affichées dans le GL.

Cycle du journal général

Des corrections ou des ajustements aux principaux cycles de transactions ci-dessus peuvent être effectués en ajustant les entrées du journal, affichées directement dans le grand livre général. Ceux-ci sont également compilés dans une revue distincte, connue sous le nom de « revue générale”.

Comment fonctionne le ”Postage » ?

Les affectations spécifiques, telles qu’elles sont décrites dans les cycles ci-dessus, ne se font pas nécessairement en étapes distinctes, en particulier dans les systèmes de logiciels de comptabilité informatisés. Il n’existe que deux méthodes de comptabilisation de base dans les systèmes comptables informatisés: la comptabilisation en temps réel et la comptabilisation par lots.

En affichage en temps réel, la transaction source (chèque, facture, paiement, reçu, etc.) est affiché dans le journal spécifique et dans tout grand livre subsidiaire connexe (p. ex. comptes débiteurs, comptes créditeurs, stocks) et est simultanément affiché dans le grand livre général.

Lors de la publication par lots, les journaux et les registres subsidiaires sont affichés, mais les entrées ne sont pas encore affichées dans le grand livre général. L’affichage de ces journaux dans le grand livre général se fait séparément. En règle générale, un groupe de transactions (souvent une journée complète) est saisi. Plus tard, après vérification de l’exactitude des journaux, le groupe de cette journée entière, ou « lot”, est affiché dans le grand livre général.

Pour mieux comprendre ce processus de comptabilisation d’un système comptable, il serait utile de suivre des transactions spécifiques via une société type. Cependant, nous devons d’abord définir divers termes et concepts comptables.

Termes et concepts comptables

Comptabilité en partie double

Nous pouvons remercier les marchands italiens des XIVe et XVe siècles d’avoir développé le système de comptabilité en partie double que nous utilisons encore aujourd’hui. Il est largement admis que Benedetto Cotrugli (alias Benedikt Kotruljevic) a été le premier à documenter ce concept de comptabilité en partie double (dans ses méthodes et procédures comptables, peut-être?). En 1458, il écrit Delia Mercatura et del Mercante Perfetto (Du Commerce et du Commerçant Parfait), qui comprend un bref chapitre décrivant bon nombre des caractéristiques de la comptabilité en partie double.

En 1494, Luca Pacioli, de San Sepulcro en Toscane médiévale, publia les 36 courts chapitres de la Summa de Arithmetica sur la comptabilité (intitulés De Computis et Scripturis, ou « Des Comptes et des Écrits”) afin que les sujets du duc d’Urbino puissent apprendre à faire des affaires et fournir au commerçant une méthode rapide et précise pour déterminer ses actifs et ses passifs.

Pendant de nombreux siècles avant cela, les transactions commerciales avaient été enregistrées – journalisées – sur du papier, du papyrus ou des tablettes d’argile. Cependant, ces journaux ne fournissaient que des totaux de groupes de transactions. Ce sont les Italiens qui ont reconnu pour la première fois qu’il était impossible qu’une transaction commerciale se produise sans affecter au moins DEUX comptes. Il ne peut jamais y avoir qu’un seul effet d’une transaction — il doit y avoir un équilibre.

Un agriculteur italien vend du bois à un constructeur naval pour 400 ducats. Pour rendre compte de cette transaction, il enregistrerait, « vente de bois – 400 ducats”. Son compte « ventes » a augmenté de 400 ducats. Mais, que s’est-il passé d’autre? Quel autre compte a été affecté ? Son compte « cash » a également augmenté de 400 ducats.

Que se passe-t-il s’il vend son bois au constructeur naval à crédit et ne reçoit pas d’argent? Dans ce cas, c’est son compte « comptes clients” qui augmente de 400 ducats.

Il y a Toujours Deux Côtés à Chaque Transaction

Plus tard, lorsque le constructeur naval paie sa dette à l’agriculteur, celui-ci enregistre une augmentation de son compte de trésorerie et une diminution de ses comptes débiteurs de 400 ducats chacun. Vous pouvez voir qu’une caractéristique intégrale de la méthode en entrée double est que les transactions doivent être égales. À l’époque, cette nouvelle méthode était annoncée comme une découverte étonnante et était décrite comme « un miroir magique, dans lequel l’adepte se voit à la fois lui-même et les autres. »

Aujourd’hui, la comptabilité en partie double est utilisée pour enregistrer une transaction dans deux ou plusieurs endroits différents, ou comptes du grand livre. Cette pratique simplifie la recherche d’erreurs puisque les totaux des deux comptes du grand livre doivent concorder.

Debits=Credits

Les écritures comptables sont divisées en débits et crédits. Le côté débit d’un système comptable est généralement le côté gauche de la page du grand livre et les crédits sont à droite. L’origine des mots « débit » et ”crédit » vient du concept simple: ”qui vous doit » et ”à qui vous devez ».

Les débits sont des opérations relatives à des achats, des dépenses ou des augmentations des actifs d’une organisation. Les crédits sont des transactions liées aux revenus ou à une augmentation des capitaux propres et des passifs de l’entreprise. L’enregistrement d’une transaction nécessite un débit et une inscription de crédit. Si les entrées sont correctement enregistrées, les totaux des deux côtés du grand livre sont d’accord.

La méthode de comptabilité en partie double – énumérant les débits dans une colonne et les crédits dans l’autre — exige que les colonnes débit et crédit totalisent zéro. La méthode de comptabilité en partie double est toujours la base du suivi des affaires financières, près de six siècles. La liste suivante illustre l’effet de l’affichage d’une entrée de débit ou de crédit sur chaque type de compte principal:

Account Type Debits Credits
Assets Increases Decreases
Liabilities Decreases Increases
Owners?? Equity Decreases Increases
Income Decreases Increases
Expenses Increases Decreases

These account types are the general account classifications used in an accounting system. Ils sont également utilisés pour organiser le grand livre général, à partir duquel les états financiers sont élaborés. Vos méthodes et procédures comptables doivent prendre en compte les principaux cycles comptables, les méthodes comptables et les termes comptables pour guider le fonctionnement de votre système comptable.

Qu’En Est-Il De La Gestion Comptable ?

Votre Modèle de Manuels de comptabilité et les procédures comptables associées sont destinés à satisfaire aux exigences de documentation d’un Système de gestion comptable. Les gestionnaires et les superviseurs du Ministère sont responsables de l’identification de tous les documents supplémentaires nécessaires pour assurer la planification, le fonctionnement et le contrôle efficaces des processus.

Les méthodes et procédures comptables peuvent varier en détail en fonction de la taille du service ou de l’organisation comptable concerné et du type d’activité exercée. Les rédacteurs de procédures comptables doivent tenir compte de cela ainsi que de la complexité des processus et des interactions comptables, et de la compétence du personnel comptable impliqué. Les documents peuvent être n’importe quel support, y compris: logiciels, fichiers texte électroniques ou documents papier par exemple.

Composants de la Gestion comptable:

Manuel de comptabilité

Ce Manuel de comptabilité fournit le document organisationnel de haut niveau pour le Système de gestion comptable. Le Manuel de comptabilité définit la portée, les politiques et les processus du système de gestion comptable de votre entreprise ainsi que la responsabilité de la direction à l’égard du système.

Ensemble de comptabilitéContrôle comptable des Documents

Tous les Documents comptables requis par le Système de Gestion comptable doivent être contrôlés. La procédure de contrôle des documents comptables définit les contrôles nécessaires pour :

Manuel des méthodes et procédures comptables

  • Approuver l’adéquation des documents comptables avant leur émission.
  • Examiner et mettre à jour au besoin et approuver à nouveau les documents comptables.
  • Assurez-vous que les modifications et l’état de révision actuel des documents comptables sont identifiés.
  • Assurez-vous que les versions pertinentes des documents comptables applicables sont disponibles aux points d’utilisation.
  • S’assurer que les documents comptables restent lisibles et facilement identifiables.
  • S’assurer que les documents comptables d’origine externe sont identifiés et que leur distribution est contrôlée.
  • Empêcher l’utilisation non intentionnelle de documents comptables obsolètes et leur appliquer une identification appropriée s’ils sont conservés à quelque fin que ce soit.

CONTRÔLE COMPTABLE DES ENREGISTREMENTS

Les procédures comptables définissent les enregistrements appropriés à tenir pour le fonctionnement efficace du Système de gestion comptable, y compris la preuve de la conformité aux exigences. Les registres comptables doivent rester lisibles, facilement identifiables et récupérables. La procédure de gestion des dossiers et des dossiers définit les contrôles nécessaires à l’identification, au stockage, à la protection, à la récupération, au temps de conservation et à l’élimination des dossiers.

Sécurité du Service comptable

L’accès aux ressources et aux registres du système comptable doit être limité au personnel autorisé uniquement. La responsabilité de la garde et de l’utilisation des ressources devrait également être assignée et maintenue. Des comparaisons périodiques devraient être faites entre les ressources et la responsabilité enregistrée pour déterminer si les deux sont d’accord. La fréquence de la comparaison est fonction de la vulnérabilité de l’actif. Les restrictions d’accès aux ressources dépendent également de la vulnérabilité de la ressource ainsi que du risque perçu de perte, qui sont tous deux évalués périodiquement.

SÉCURITÉ PHYSIQUE COMPTABLE

Des mesures de sécurité physique doivent être adoptées pour protéger les actifs et les employés de l’entreprise contre les abus, la fraude, le vol ou les dommages. Les procédures de sécurité pour la protection des actifs et des employés sont abordées dans le Manuel de sécurité de l’entreprise.

SÉCURITÉ COMPTABLE EN CAS de CATASTROPHE

Des mesures de sécurité en cas de catastrophe devraient être adoptées pour permettre à l’entreprise de poursuivre les opérations du Système de gestion comptable avec une interruption limitée. Les procédures en cas de catastrophe pour la reprise des opérations sont abordées dans le Manuel en cas de catastrophe de l’entreprise.

SÉCURITÉ DE L’INFORMATION COMPTABLE

Des mesures de sécurité de l’information doivent être adoptées pour protéger les actifs informationnels de l’entreprise contre l’accès non autorisé, l’abus, la falsification, le vol ou l’utilisation. Les procédures de sécurité de l’information pour la protection et l’utilisation autorisée des ressources informatiques et du réseau sont abordées dans le Manuel des systèmes d’information de la Société. Téléchargez nos exemples gratuits de politiques et procédures informatiques.

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