7 Conseils pour rédiger un Manuel d’instructions efficace

manuelDans votre travail quotidien, vous pouvez constater qu’il y a des moments où vous devez fournir à un client une documentation qui le guide à travers un processus ou lui apprend à faire quelque chose qu’il ne connaît peut-être pas.

J’ai déjà mentionné que je considère les compétences en écriture comme d’une importance vitale pour tout le monde, dans chaque entreprise, et c’est un excellent exemple de la raison pour laquelle être capable d’écrire efficacement est si important. Si vous ne parvenez pas à obtenir les étapes et les détails sur papier d’une manière facile à comprendre et intuitive, vous passerez probablement beaucoup de temps et de frustration à gérer les demandes d’assistance et à corriger les erreurs.

Voici sept conseils pour vous aider à créer un manuel d’instructions complet mais cohérent.

  1. Sortez de votre propre tête: Lorsque vous commencerez à préparer des instructions pour des processus que vous connaissez à l’intérieur et à l’extérieur, vous devrez consciemment prendre du recul et aborder le matériau sous un nouvel angle. Commencez à la case départ en supposant que le public n’aura aucune connaissance du sujet.
  2. Connaissez l’objectif: Assurez-vous de savoir exactement ce que votre manuel doit couvrir afin d’éviter une surcharge d’informations ou une confusion pouvant provenir de trop de détails. Ceci est particulièrement important lorsque le processus est complexe ou comporte de nombreuses parties différentes.
  3. Décrivez-le d’abord: Avant d’entrer et de créer des étapes, créez un aperçu de haut niveau de ce que le document couvrira, y compris les principales et les sous-sections. Cela vous aidera à vous assurer que votre processus a du sens et que chaque section du manuel est structurée de manière cohérente.
  4. Facilitez la compréhension: Les listes sont un excellent moyen de décrire les étapes à suivre pour faire quelque chose, car elles peuvent aider les gens à déplacer élément par élément de la manière que vous avez l’intention. C’est également une bonne idée d’utiliser une table des matières et de rendre votre document consultable, si possible, pour soutenir davantage votre approche étape par étape.
  5. Soyez bref: Il est tentant de vouloir tout expliquer en détail car c’est du matériel que vous connaissez si bien, mais ne vous en tenez qu’à ce que le destinataire doit savoir. Concentrez-vous sur l’utilisation d’autant de mots que nécessaire pour faire passer votre point de vue.
  6. Utilisez des aides visuelles: Des captures d’écran, des diagrammes et même des vidéos sont un excellent moyen de renforcer votre manuel et de le rendre plus facile à comprendre. Gardez la mise en forme de ces documents d’appui cohérente et au point d’éviter d’accabler le lecteur.
  7. Faites un essai routier: Ou mieux encore, demandez à quelqu’un d’autre qui n’a jamais vu le matériel auparavant de parcourir les instructions. Prenez leurs commentaires et utilisez-les pour affiner votre manuel.

Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être revoir et mettre à jour le manuel périodiquement, surtout s’il s’agit d’une application tierce ou d’un autre système que vous ne contrôlez pas. De plus, avec du matériel, il peut également être judicieux d’offrir au client une visite pratique pour s’assurer que vos instructions accomplissent ce qu’il doit accomplir. Et gardez à l’esprit que les styles d’apprentissage varient, de sorte qu’un client peut être en mesure de s’exécuter avec les mêmes instructions qui confondent un client différent. Être flexible dans votre format et votre livraison peut vous aider à vous assurer que les instructions fonctionnent pour le destinataire.

Fournissez-vous des instructions écrites aux clients ? Quel conseil avez-vous?

Crédit d’image: svilen001

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