Estimates

Mit Estimates on Invoiced können Sie Ihren Kunden Angebote unterbreiten, Genehmigungen einholen und Vorauszahlungen (Vorauszahlungen) einfordern.

Es gibt zahlreiche Anwendungsfälle, in denen Schätzungen auf Rechnung helfen können:

  • Tracking quotes
  • Representing sales orders
  • Prepayments / Deposits / Retainers
  • Sammeln der Zustimmung Ihres Kunden, um mit einer Bestellung fortzufahren
  • Berechnung von Preisschätzungen für einen Job oder ein Projekt

Schätzungen vs. Rechnungen

Auf der Oberfläche sehen Schätzungen und Rechnungen sehr ähnlich aus. Beide Arten von Dokumenten haben Werbebuchungen, eine Summe und eine Rechnung zu Zeile (unter anderem). Sie dienen jedoch jeweils einem einzigartigen Zweck. Der Hauptunterschied zwischen Schätzungen und Rechnungen besteht darin, dass Schätzungen nicht als von Ihrem Kunden geschuldeter Betrag betrachtet werden, während eine Rechnung eine formelle Abrechnung eines fälligen Saldos ist.

Schätzungen werden im Allgemeinen zu Beginn einer Transaktion verwendet. In der Regel wird ein Kostenvoranschlag vorgelegt, bevor ein Verkauf abgeschlossen ist oder bevor Geld fällig ist. Rechnungen hingegen werden am Ende einer Transaktion ausgestellt, wenn Ihr Kunde Geld schuldet.

Schätzungen aktivieren

Das Addon Schätzungen ist standardmäßig deaktiviert. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Schätzungen zu aktivieren:

  1. Gehen Sie im Dashboard Rechnungsstellung zu Einstellungen → Allgemein. Am Ende der Seite finden Sie einen zusätzlichen Addon-Schalter.

  2. Klicken Sie auf den Schalter neben dem Addon.

Ihr Dashboard sollte eine neue Registerkarte Schätzungen haben. Sie können nun mit der Erstellung von Schätzungen beginnen.

Erstellen und Senden von Kostenvoranschlägen

Das Erstellen und Senden von Kostenvoranschlägen ist nahezu identisch mit dem Rechnungsworkflow. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Schätzungen zu erstellen:

  1. Klicken Sie im Dashboard auf die Registerkarte Schätzungen. Klicken Sie dann auf Neue Schätzung.

  2. Wählen oder erstellen Sie einen Kunden aus der Dropdown-Liste oben auf dem Bildschirm.

  3. Füllen Sie die Werbebuchungen und alle anderen Details für Ihren Kostenvoranschlag aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und ausgeben.

  5. Sie werden gefragt, ob Sie den Kostenvoranschlag senden möchten. Klicken Sie auf Ja.

  6. Klicken Sie auf Senden, um den Kostenvoranschlag an Ihren Kunden zu senden.

Client-Workflow – Schätzungen genehmigen

Wenn Ihr Kunde die E-Mail von Invoiced erhält, sollte in dieser E-Mail eine Schaltfläche Schätzung anzeigen angezeigt werden.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Ansicht klicken, gelangen sie zur Client-Ansicht, in der sie alle Schätzungsinformationen sehen können.

Wenn alles richtig aussieht, klickt Ihr Kunde auf die Schaltfläche Genehmigen.

Ihr Kunde wird zu einer anderen Seite weitergeleitet, auf der er Ihren Bedingungen zustimmen und den Kostenvoranschlag genehmigen kann. Bevor Ihr Kunde den Kostenvoranschlag genehmigen kann, muss er seine Initialen eingeben. Diese Initialen werden zusammen mit der IP-Adresse / dem Zeitstempel in Rechnung gestellt.

Die Schätzung ist nun genehmigt. Sie sollten eine Benachrichtigung darüber erhalten. Sobald das Projekt oder der Auftrag abgeschlossen ist, können Sie mit der Rechnungsstellung an den Kunden fortfahren (siehe unten).

Einzahlungen schätzen

Einzahlungen ermöglichen es Ihnen, eine Vorauszahlung einzuziehen, wenn Ihr Kunde den Kostenvoranschlag genehmigt. Die erhaltene Zahlung wird dem Guthaben des Kunden gutgeschrieben. Wenn dem Kunden dann eine Rechnung gestellt wird, möglicherweise wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird dieser Kreditbetrag vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Schätzung einen Saldo darstellt, bevor der Verkauf abgeschlossen ist und bevor Geld geschuldet wird.

Hinzufügen von Einlagen zu Schätzungen

Das Anfordern einer Anzahlung für einen Kostenvoranschlag ist ziemlich einfach. Es ist nur ein zusätzlicher Schritt beim Erstellen Ihres Kostenvoranschlags.

  1. Öffnen Sie den Bildschirm neue Schätzung und folgen Sie den obigen Anweisungen. Füllen Sie Ihren Kostenvoranschlag wie gewohnt aus.

  2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche + Deposit.

  3. Sie werden aufgefordert, den Betrag der Anzahlung einzugeben. Sie können einen festen Betrag oder Prozentsatz eingeben.

  4. Sie können den Kostenvoranschlag jetzt speichern und an Ihren Kunden senden.

Client Workflow – Paying Estimate Deposits

Wenn Ihr Kunde die Schätzung anzeigt, wird oben auf dem Bildschirm eine Anzahlung in Höhe von $ X angezeigt. Sie würden dann auf die Schaltfläche Genehmigen klicken.

Auf der Genehmigungsseite gibt Ihr Kunde seine Zahlungsinformationen ein, stimmt Ihren Bedingungen zu und bittet um Genehmigung.

Wenn der Kunde auf Genehmigen klickt, verarbeitet Invoiced die Zahlung und schreibt das Konto des Kunden gut.

Konvertieren von Kostenvoranschlägen in Rechnungen

Wenn Sie mit dem Auftrag oder Projekt eines Kostenvoranschlags fertig sind, können Sie schnell eine Rechnung aus diesem Kostenvoranschlag erstellen. Diese Schritte skizzieren den Prozess.

  1. Öffnen Sie die Schätzung im Dashboard.

  2. Klicken Sie auf In Rechnung konvertieren. Sie werden zum Rechnungsbildschirm weitergeleitet. Die Details aus dem Kostenvoranschlag sollten in die Rechnung aufgenommen werden. Wenn Sie Details auf der Rechnung ändern möchten, z. B. wenn zusätzliche Kosten anfallen, die der Rechnung hinzugefügt werden müssen, klicken Sie einfach oben rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Rechnung zu ändern.

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