7 Tips til at skrive en effektiv instruktionsmanual

manuali dit daglige arbejde kan du opleve, at der er tidspunkter, hvor du har brug for at give en klient dokumentation, der leder dem gennem en proces eller lærer dem, hvordan man gør noget, de måske ikke er bekendt med.

jeg har nævnt før, at jeg ser skrivefærdigheder som meget vigtige for alle, i enhver virksomhed, og dette er et godt eksempel på, hvorfor det er så vigtigt at kunne skrive effektivt. Hvis du ikke kan få trin og detaljer ned på papir på en letforståelig og intuitiv måde, vil du sandsynligvis bruge en stor mængde tid og frustration på at håndtere supportanmodninger og rette ting, der er gjort forkert.

Her er syv tip, der hjælper dig med at oprette en omfattende, men sammenhængende instruktionsmanual.

  1. kom ud af dit eget hoved: når du begynder at forberede instruktioner til processer, du kender indefra og ud, skal du bevidst tage et skridt tilbage og nærme materialet fra en ny vinkel. Start ved firkant et ved at antage, at publikum vil have nul viden om emnet.
  2. Kend målet: sørg for, at du ved nøjagtigt, hvad din manual skal dække for at undgå overbelastning af oplysninger eller forvirring, der kan komme fra for mange detaljer. Dette er især vigtigt, når processen er kompleks eller har mange forskellige dele.
  3. skitsere det først: før du hopper ind og opretter trin, skal du oprette en oversigt på højt niveau over, hvad dokumentet vil dække, inklusive hoved-og underafsnit. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at din proces giver mening, og at hvert afsnit i manualen er konsekvent struktureret.
  4. gør det let at forstå: lister er en fantastisk måde at skitsere trin til at gøre noget, fordi de kan hjælpe folk med at flytte element for element på den måde, du har til hensigt. Det er også en god ide at bruge en indholdsfortegnelse og gøre dit dokument søgbart, hvis det er muligt, for yderligere at understøtte din trinvise tilgang.
  5. vær kort: Det er fristende at ønske at forklare alt i detaljer, da det er materiale, du kender så godt, men hold dig kun til det, modtageren har brug for at vide. Fokuser på kun at bruge så mange ord som nødvendigt for at få dit punkt på tværs.
  6. brug visuelle hjælpemidler: skærmbilleder, diagrammer og endda videoer er en fantastisk måde at øge din manual på og gøre det lettere at forstå. Hold formateringen af disse understøttende materialer konsistent og til det punkt for at undgå at overvælde læseren.
  7. giv det en prøvetur: Eller endnu bedre, lad en anden, der aldrig har set materialet før, gennemgå instruktionerne. Tag deres feedback og brug den til at finjustere din manual.

Husk, at du muligvis skal gennemgå og opdatere manualen med jævne mellemrum, især hvis det er noget, der fokuserer på en tredjepartsapplikation eller et andet system, du ikke kontrollerer. Plus, med noget materiale, det kan også være fornuftigt at tilbyde kunden en praktisk gennemgang for at sikre, at dine instruktioner opnår det, de har brug for. Og husk, at læringsstile varierer, så en klient kan muligvis køre med de samme instruktioner, der forvirrer en anden klient. At være fleksibel i dit format og levering kan hjælpe med at sikre, at instruktionerne fungerer for modtageren.

har du nogensinde give kunderne skriftlige instruktioner? Hvilke råd har du?

Billedkredit: svilen001

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.